DMS Gestione Documentale

• Semplice da usare
  Il software gestione documenti Ideale per una gestione quotidiana semplificata delle informazioni e della documentazione, grazie alla possibilità di creare filtri personalizzati, fascicoli virtuali e alla possibilità di archiviare, anche con semplici drag and drop, documenti di formati diversi (e-mail, CAD, MS Office, ERP -  TeamSystem, ecc.).
• Univocità del documento
  TeamSystem DMS è anche un software protocollo documenti. L’archivio unico centralizzato garantisce l’univocità del documento archiviato, la gestione del versioning e del protocollo.
• Diminuzione dei costi diretti e indiretti
  Eliminazione della carta e delle stampe e dei costi derivanti dal tempo per archiviare e cercare le informazioni. L’applicazione gestisce ed archivia i documenti del CICLO PASSIVO cartaceo tramite BARCODE OCR
• Conservazione Sostituiva a norma di legge
  Il modulo TeamSystem DMS Conservazione Sostitutiva ti garantisce di dematerializzare la carta a norma di legge.
• Modularità e scalabilità della soluzione
  Sei libero di scegliere come configurare TeamSystem DMS in base alle esigenze aziendali.

• Minimo impatto organizzativo
  TeamSystem DMS, software gestione documentale, prevede un’unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti, garantendo un aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale.
• Gestione dei processi aziendali
  È possibile gestire i processi per snellire le interazioni tra le funzioni aziendali coinvolte, con Workflow grafici e il monitoraggio degli stati di avanzamento.
• Massima protezione degli accessi
  Sicurezza assoluta grazie alla gestione dei permessi di accesso.
• Possibilità di introduzione graduale in aree diverse
  Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Amministrazione, Customer Care ecc.
• Accedere via web e mobile
  Grazie all’innovativa interfaccia grafica HTML5, il software gestione documenti TeamSystem DMS è compatibile con i principali browser e utilizzabile anche da dispositivi mobile.

Funzioni principali:

• Gestione Documentale (Archiviazione e Workflow)
• Conservazione sostitutiva
• Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
• Gestione del cartaceo Barcode OCR
• Protocollo informatico
• TeamSystem DMS Mobile su tablet e iPad

• PMI Produzione (serie, commessa)
• PMI Commercio
• PMI Servizi
• Banche
• Enti locali
• Studi legali
• Fondazioni bancarie

Conservazione sostitutiva

La Conservazione Sostitutiva è una procedura legale/ informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Con il modulo Conservazione Sostitutiva In House l’azienda decide di svolgere internamente l’intero processo di conservazione, assumendosi tutti gli oneri della gestione sostitutiva. Il processo di conservazione a norma prevede: - l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento, con la verifica che gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità e i formati previsti dal manuale di conseravazione e con la generazione del rapporto di versamento; - la preparazione e la gestione del pacchetto di archiviazione, il cui indice deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e marcato temporalmente; - la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente.

Storicizzazione

Gestisce l’archivio storico di TEAMSYSTEM DMS e storicizza i documenti archiviati, attraverso la loro eliminazione da disco ed esportazione/conservazione su supporto esterno. Naturalmente la consultazione è garantita: nel momento in cui si richiama il documento storicizzato, viene richiesto l’inserimento del supporto in cui è archiviato.

Barcode OCR

Digitalizza la documentazione cartacea tramite l’apposizione di un barcode e successiva scansione massiva, con riconoscimento OCR e caricamento automatico del documento all’interno del DMS.

Protocollo informatico

Riservato alle Pubbliche Amministrazioni il modulo comprende tutte le funzionalità per gestire a norma e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. L’attività di protocollazione rappresenta la fase del processo amministrativo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento, identificandolo in maniera univoca per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali.

Alimentazione dell’archivio

TEAMSYSTEM DMS Client per tutti i file; attraverso l’utilizzo della funzione di Drag & Drop. Funzionalità di integrazione nativa disponibili negli ERP del gruppo; Archiviazione del cartaceo (BARCODE OCR).